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説明が上手にできるための簡単な方法!その話し方じゃ相手に伝わりませんよ…

投稿日:2018年1月6日 更新日:

こんにちは!ライターのtenniscatです!

説明が上手な人とはいったいどんな人でしょうか。
私はいつも、ある決まったイメージを思い浮かべます。
それは、成功者のイメージです。

例えば、ライブドア事件でも世を騒がせたことで話題になった堀江貴文氏。
堀江氏はなかなか過激ではありますが、実に筋の通った正論を述べます。
すると、その反論やあげ足取りはやってきますが彼の説明が分からないという人はいないのです。
単純明快な持論をコンパクトに発表し、社会を動かしています。
そしてその説明の上手さが、彼の持つ技であるのです。

説明が上手にできるか、できないか。
これは仕事ができるか、できないかということにかなり密着したことですね。
自分の思いを正確に理解してもらうことは非常に大切なことです。

その方法を、一緒に学んでいきましょう!

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説明が上手にできるための簡単な方法

簡単な方法とは、ずばりこちらです。
相手に合わせた言葉を使うこと
いまこの記事を書いている私も、実はこの方法を使っています。
この記事を読んでくれる人の年齢、性別、職業、年収、趣味などの観点からある人間像を思い描いて、その人に向けて語りかけるように書く。説明する。
すると、スラスラと指先が踊るようにタイピングが進むのです。

これは誰かを目の前にして説明するときも何ら変わりません。
どうすれば、この人に自分の考えを伝えられるか。
どんな言葉なら理解してもらえるだろうか。
子ども、大人、上司、後輩とその相手は様々ですが、あなたの使う言葉が相手とマッチしなければそこで理解は終わってしまい、いくら価値のある説明も伝わらなくなってしまうのです。

相手の世界観に何があるのか。
相手が詳しい、または好きな表現でのたとえ話をすることもまたこの方法における一つの手法です。

「あなたの説明はよく分からないよ」と言われてしまうときは、相手のことを考えられていないときが多いものです。
まずは相手の立場に立ち、理解される言葉で説明することを心がけましょう。

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説明が下手な人の共通点

説明が下手な人に共通することって、いくつも見つけられるものなのです。
自分もそうかもしれない、と思い当たる人はここで見直してみましょう。

・相手が理解してくれていないときに、自分の説明力の低さを疑う前に相手の理解力の乏しさを疑ってしまう
こういう人は、けっこう多いです。
高圧的な態度で話されるので、聞き手としては聞き返しにくくなってしまう。
そうなると、結局何も伝わらずに終わってしまうのですね。
まったくもって非生産的です。
お互いに無駄な時間を過ごさないためにも、まずは自分の説明の仕方を疑いましょう。

・つまり何を言いたいのかが分かりにくい
上手な説明の多くは、自分が伝えたいことの結論を先に話してしまいます。
それから、なぜそれを伝えたいのかということを順を追って説明していくものです。

しかし、日本人の多くはこれができません。
原因や結果に至る経緯を先に始めますので、その説明が最終的にどこに行きついて何を主張したいのかということが丸っきり見えてこなくなるのです。
そうなると、聞いてる相手は呆れてしまったり飽きたりしてしまって当然です。

最初に目標を決めるのは人生設計も同じです
上手な説明も、相手に結論を話すところから始めなければ理解できません。

・感情的になること
上手な説明をする際にはあなたの感情はいりません。
説明は指導とは違うからです。

指導ならば、それは感情を込めたほうが伝わることも多いでしょう。
しかし、説明はそうはいきません。
説明は、事実を相手に伝える行為だからです。
事実とは、客観的なことがらです。
したがって、そこにあなたの感情は本来入り込む余地がないものなのです。
感情は伝えたい事実をその事実以上のものに見せてしまうこともあります。
それは相手が聞きたい説明になるのかどうか。
考えなければなりませんね。

説明が上手になるための練習方法

こちらの動画では、説明が上手な人の共通点を紹介しています。
ぜひご参考ください。

【説明上手な人の驚愕のたった4つの共通点がすごい。】

では、説明が上手な人になるためにはどんな方法があるでしょうか。
これから2つの方法をご紹介しますが、最初のうちは面倒でも紙に書きだして考えてみてください。
次第に慣れてくると、これが頭の中でできてくるようになりますから。

・5W1Hを駆使する
たとえば、取引先とトラブルを起こしてしまったことを上司に報告するとします。
その際に、その日の会談の始まりから延々と話し始めて最終的にこういう結果となりました、という報告では聞いている上司はうんざりしかねません。
5W1Hを駆使して要点をまとめ、結論から報告しましょう。

先週の月曜日に         (いつ)
取引先の会社で         (どこで)
私が              (誰が)
取引先の会社とトラブルを起こした(なにを)
私が納期を守れなかったことから (なぜ)
守れない約束をしてしまった   (どのように)

結論から、「取引先の会社とトラブルを起こしました」と説明します。
そうすると当然、その経緯を聞かれるわけですが、これだけすっきりと整理できていれば、話の要点は伝わりやすくなります。

・伝えたいことを箇条書きで書き出す
どんな説明をすれば良いのかわからない。
こう思うこともきっとあるでしょう。
そんなときは、言いたいこと、言わなければいけないことを箇条書きでひとまず書き出してみましょう。

そうしてみると、
こことここが関連している。
あれとこれは一緒に説明した方がいいだろう。
というようなことがはっきりと分かるようになります。
話す内容が整理されることで説明もスマートなものになるわけですね。

こちらも、慣れてくるまでの練習方法です。
最初は面倒かもしれませんが、説明が上手くなるためにも取り組んでみましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
今回の記事をまとめます。

・相手に合わせた言葉を使うことが上手な説明の近道
いくら説明が上手でも、相手に理解できない言い回しを使っていては伝わるものも伝わりません。

・説明が下手な人は相手への理解が乏しい
相手に寄り添った配慮を心がけましょう。

・説明上手になるための練習方法は、まずは紙に書き出してみること
最初は頭で考えていても始まりません。面倒でもやってみましょう。

私も、会社員のときは人に説明することには苦労しました。
なんでわからないんだろう?と考える日々でしたが、今ではそう考えられたことが糧になっているなと思います。
説明上手は出世への近道です。
反省と練習を繰り返して、説明上手を目指しましょう!

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